Gdzie najlepiej zorganizować konferencję? Nie ma się co łudzić, jeśli organizujesz konferencję poza murami uniwersyteckimi, ilość odpowiednich miejsc jest ograniczona. W końcu każdemu organizatorowi zależy na tym, by na jego wydarzenie zaprosić znamienitych gości z całej Polski, a nawet świata, a ci z kolei nie przyjadą „byle gdzie”. Coraz więcej konferencji odbywa się w hotelach – i nie ma się co dziwić, ponieważ takie rozwiązanie ma naprawdę wiele zalet.
Wyposażenie
Zacznijmy od spraw technicznych, czyli profesjonalnego wyposażenia. Większość hoteli dysponuje zadowalającym zapleczem technicznym, czyli wszelkimi sprzętami elektronicznymi takimi jak komputery, laptopy, mikrofony, rzutniki, kolumny nagłaśniające itp. Dodatkowo możemy liczyć na udogodnienia typu klimatyzacja czy bezpłatne i szybkie wi-fi. Kolejnym plusem organizowania konferencji w hotelu jest dostępność tzw. osoby odpowiedzialnej za kwestie techniczne. Cokolwiek pójdzie nie tak, za kilka minut zjawiają się panowie i migiem naprawiają albo wymieniają niedziałający sprzęt. To ogromna wygoda, ponieważ ty, jako organizator, masz na głowie dosłownie wszystko, więc ostatnią rzeczą o jakiej chciałbyś myśleć to wymiana baterii w mikrofonie.
Miejsce
Ilość gości przewidujemy już na etapie planowania i wysyłania zaproszeń, ale tak naprawdę nigdy nie możemy być do końca pewni, ile osób przyjdzie. Organizując konferencję w hotelu bardzo szybko możemy uratować sytuację – zwykle w hotelach sale konferencyjne są łączone za pomocą przesuwanych ścian, więc jeśli gości jest mało, można taką salę zmniejszyć. Dzięki temu atmosfera stanie się bardziej kameralna i mniej oficjalna. Analogicznie zadziała to w drugą stronę, w razie nadprogramowej liczby gości w kilkanaście minut powiększymy salę konferencyjną i każdy będzie mógł wygodnie usiąść. Dodatkowo nie trzeba się zbytnio martwić o przekąski, czyli kawę, herbatę i ciastka, ponieważ hotele zwykle posiadają wszystko w ilościach hurtowych, a zgrana obsługa szybko uzupełni braki na stołach.
Dojazd, noclegi
Dużą popularnością cieszy się organizowanie konferencji w hotelach znajdujących się poza wielkimi miastami albo w miejscowościach turystycznych (np. w górach). W takim wypadku trzeba zapewnić gościom dojazd, co nie będzie wymagającym zadaniem, bo hotele bardzo często współpracują z zaufanymi firmami przewozowymi. Co więcej, dzięki ulokowaniu konferencji w hotelu, zaproszeni prelegenci od razu będą mieć zapewnione miejsce noclegowe. Nie trzeba nikogo przekonywać, by przybył na taką konferencję.
Hotel Lenart
Jeśli dopiero uczysz się organizować konferencje, na pewno czujesz się lekko zagubiony wybierając spośród oferty hoteli w danym mieście. Przykładowo Krakowie, gdzie nawet w każdym tygodniu odbywa się kilka równoległych konferencji, może być trudno znaleźć odpowiedni hotel. Np. hotel Lenart jest świetnym rozwiązaniem, ponieważ znajduje się ok. 20 minut od Rynku Głównego (po konferencji goście zwykle chcą pozwiedzać okolice) i zapewnia doskonałe zaplecze techniczne dla każdego rodzaju konferencji, bo posiada aż 11 sal. Weź pod uwagę ten hotel przy organizowaniu własnej konferencji.
