Organizacja konferencji to wyzwanie, przed którym staje coraz więcej polskich przedsiębiorstw. Podstawową kwestią jest oczywiście wybór właściwego miejsca. Istnieje mnóstwo hoteli oraz ośrodków, które oferują idealne warunki do przeprowadzania konferencji szkoleń oraz spotkań o charakterze biznesowym. Warto jednak wiedzieć, czym się kierować przy ich wyborze. Na pewno nie powinno to być kwestią przypadku.
Na sali konferencyjnej nie można oszczędzać!
Wynajęcie dobrej, przestronnej i odpowiednio wyposażonej sali konferencyjnej musi sporo kosztować. Przygotujmy się więc na duże koszty i potraktujmy je, jako inwestycję, która wcześniej czy później się zwróci. Jeżeli chcemy, żeby wszystko było zapięte na ostatni guzik, warto wydać nieco więcej. W prestiżowych ośrodkach czy hotelach o wysokim standardzie w ramach ceny za salę konferencyjną otrzymamy zazwyczaj obsługę uczestników spotkania. Takie szczegóły, jak wskazanie drogi na salę lub udzielenie informacji ile czasu pozostało do przerwy tylko z pozoru są błahe. Tymczasem decydują o sprawnym przebiegi wydarzenia. Gdy wynajmujemy salę w mniejszym ośrodku, możemy liczyć jedynie na wnętrze pozostające do naszej dyspozycji. O cała resztę musimy zatroszczyć się sami.
Dobry plan to podstawa!
Organizując konferencję często skupiamy się na jej aspektach merytorycznych, zostawiając na sam koniec decyzje o wyborze sali. To nie jest dobra strategia. Nawet najlepiej przygotowana pod względem merytorycznym konferencja może okazać się kompletną klapą, jeżeli goście będą tłoczyć się w zbyt małej, dusznej sali, nagłośnienie będzie szwankować, a perfekcyjnej prezentacja nie będzie można wyświetlić, bo zabraknie rzutnika. W publicznych wystąpieniach bardzo często wykorzystywane są obecnie środki multimedialne. Trudno, aby każdy prelegent musiał zadbać o odpowiedni sprzęt potrzebny mu do prezentacji. Wszelkie niezbędne narzędzia powinny być dostępne na miejscu. Zanim zdecydujemy się na konkretny ośrodek, zwróćmy uwagę na to, czy posiada odpowiednie zaplecze techniczne. Weźmy pod uwagę także liczbę uczestników wydarzenia, aby dobrać właściwej wielkości salę.
