Organizujesz konferencję, a w Twojej firmie nie ma odpowiedniego pomieszczenia? Musisz się rozejrzeć za wynajęciem jakiejś optymalnej sali. Przeglądasz setki ofert i nie możesz się na żadną z nich zdecydować? Poniżej kilka prostych zasad i porad, na które elementy powinieneś zwrócić największą uwagę.
- wielkość sali konferencyjnej – koniecznie weź pod uwagę liczbę osób, które chcesz zaprosić oraz ustal termin, do którego potwierdzą swoją obecność. Zwróć uwagę, czy sala, którą jesteś zainteresowany posiada odpowiednią ilość miejsc rozmieszczonych w wygodny sposób (konferencja to nie jest już miejsce na przepychanki), czy można ją podzielić, jaka jest odległość od toalety i przede wszystkim – jakość. Nie musi to być sala świeżo po remoncie – najważniejsze, żeby była posprzątana i zadbana, ładnie pachnąca i zachęcająca atmosferą do pracy.
- lokalizacja – jeśli organizujesz konferencję w dużym mieście, postaraj się o wynajem sali w miarę blisko centrum lub ze sprawną komunikacją. Lokalizacja musi być przede wszystkim atrakcyjna – nie pozwól, by Twoi goście musieli dojeżdżać kilkadziesiąt minut w mało przyjemną dzielnicę miasta… to spowoduje, że zniechęcą się do spotkania zanim w ogóle będziesz mieć szansę na zaprezentowanie firmy.
- zwróć uwagę na budżet – licz się z tym, że wynajem sali pochłonie ok. 30% Twoich kosztów stałych. Miej jednak limit i negocjuj cenę. Zwróć uwagę, co wchodzi w opłatę: parking, sprzęt (oprócz stolików i krzeseł, komputer, projektor, rzutnik, sprzęt nagłaśniający, sprzęt oświetlający, odpowiednio zagospodarowana sala do prowadzenia prezentacji komputerowej – rolety bądź żaluzje, swobodny dostęp do Internetu).
- dostępność – sprawdź, jak wygląda terminarz sali konferencyjnej, na którą masz oko. Dobrze by było, gdyby w terminie Twojej konferencji nie odbywały się obok jakieś przyjęcia okolicznościowe np. komunie czy śluby.
Podsumowując. Przy wybieraniu miejsca na konferencję, powinieneś w pierwszej kolejności wziąć pod uwagę liczbę gości oraz budżet, jakim dysponujesz. Następnie poszukać oferty w miejscu, które będzie atrakcyjne również pod względem turystycznym, dobrze wyposażonej i zadbanej sali. Później zarezerwuj dokładny termin i negocjuj cenę! Jeśli sala nie jest wyposażona w coś istotnego, na pewno należy Ci się rabat.
