Obsługa techniczna konferencji to zdecydowanie jeden z najważniejszych elementów jej satysfakcjonującej realizacji. Żaden organizator nie chciałby, żeby w połowie wykładu sławnego profesora wysiadł mikrofon i przez kolejne 15 minut ktoś szukał baterii lub mikrofonu zastępczego. A to jeszcze nie jest największa wpadka, jaka może zdarzyć się podczas wydarzenia. Konferencje to żywioł, nie przewidzisz różnych sytuacji, ale… możesz zapobiegać lub przygotować do nich, żeby szybciej zareagować w razie czego.

O czym powinieneś pamiętać organizując obsługę techniczną konferencji? Oto pięć praktycznych porad!

1. Rejestracja uczestników – machina promocyjna trwa w najlepsze, rozsyłane są zaproszenia, pozyskiwani goście z różnych źródeł… nie możesz pozwolić na niewiedzę dotyczącą liczby uczestników. Pamiętaj, że jako organizator jesteś zobowiązany do zapewnienia wszystkim wyżywienia. Jeśli nie będziesz wiedział, ilu delegatów będzie liczyła konferencja, nie zamówisz odpowiedniej ilości jedzenia i możliwe, że stracisz niepotrzebnie pieniądze. Dlatego zadbaj o odpowiedni system rejestracji gości, zaplanuj deadline’y wpłat konferencyjnych. Żeby zachęcić gości do rejestracji, ustal wyższą kwotę opłaty na dzień przed wydarzeniem lub w miejscu wydarzenia.

2. Catering – pogawędka przy kawie i cieście czy uroczysta wspólna kolacja, to nie lada okazja dla gości i dla Ciebie na nawiązanie ciekawej współpracy, zdobycie kontraktu lub nawiązania bądź odnowienia znajomości. Dlatego powinieneś zadbać o zatrudnienie sprawdzonej firmy cateringowej z elegancką obsługą. Jedzenie musi być dobre jakościowo i estetycznie podane. Dbaj o szczegóły, np. ładne menu czy nakrycia stołów. Pomyśl o zatrudnieniu dekoratora wnętrz.

3. Zakwaterowanie – jeśli konferencja trwa dłużej niż jeden dzień, jesteś zobowiązany zapewnić gościom godziwe zakwaterowanie. Uwzględnij to w budżecie i pomyśl o hotelu bądź ośrodku w dobrej lokalizacji, niezbyt daleko od centrum.

4. Sprzęt – zadbaj o to, by Twój zespół techniczny skompletował i zamontował cały potrzebny sprzęt do obsługi konferencji. Wszelkie okablowanie, oświetlenie, nagłośnienie, ustawienie stołów, działające rzutniki i projektory, komputery itd.!

5. Obsługa sekretarki i tłumacze – jeśli będziesz mieć gości zagranicznych, zatrudnij tłumaczy, żeby język obcy nie był barierą w zdobywaniu wiedzy. Pomyśl o zatrudnieniu wolontariuszy, którzy zaopiekują się gośćmi.