Dziś w kilku krokach przedstawimy najważniejsze elementy podczas organizowania konferencji firmowej. Bowiem organizowanie dużych wydarzeń nie należy do spraw najprostszych i nie ważne, czy robisz to od dłuższego czasu, czy dopiero zaczynasz – zawsze może wydarzyć się coś, co kompletnie cię zaskoczy.

Data oraz ile będzie trwała twoje konferencja?

Jedną z pierwszych i najważniejszych rzeczy dotyczących organizowania konferencji jest wybór daty wydarzenia. Datę koniecznie trzeba ustalić odpowiednio wcześniej, a optymalny czas to m. in. pół roku do przodu. Dlaczego jest to takie ważne? Znalezienie sali konferencyjnej, zorganizowanie reszty szczegółów, zaproszenie gości oraz potwierdzenie ich obecności trwa o wiele dłużej, niż mogłoby się początkowo wydawać. Licz się z tym, że nierzadko natrafisz na różnego rodzaju ograniczenia – np. istotny gość nie ma czasu na pojawienie się w konkretnym terminie, a sprawdzone przez twoją firmę miejsce konferencji właśnie przechodzi renowację. Dodatkowo, przeróżne wydarzenia w mieście, w którym organizujesz konferencje także wpływają na zainteresowanie nią oraz dostępność wielu miejsc, więc ustalaj wszystko z kalendarzem miejskim! Ostatnią rzeczą, o jakiej powinieneś pamiętać, to czas trwania konferencji. Standardowo na arenie międzynarodowej organizuje się dwu lub trzydniowe spotkania, ale znajdziemy także konferencje zarówno kilkudniowe jak i jednodniowe. Ustal więc czas w zależności od tematu i liczby gości oraz uczestników, na jaką się nastawiasz.

Wybór miejsca konferencji

Jeśli chodzi o wybieranie miejsca konferencji, do najczęstszych rozwiązań należy wynajmowanie miejsc: po pierwsze tych, które są z góry przeznaczone do organizowania szkoleń oraz konferencji, tzw. centra konferencyjne. Plusy – nie musimy się martwić o nic, ponieważ wszystko jest zapewnione na miejscu, menadżerowie znają się na rzeczy, a budynek jest przystosowany do tego typu wydarzeń. Minusy – może pochłonąć o wiele większy budżet, niż był zakładany, oprócz konferencji czy szkolenia nie ma innych atrakcji, bo takie centra konferencyjne zwykle są położone w dalszych częściach miasta (to ogromne budynki). Po drugie, hotele. Wynajmowanie pomieszczeń w hotelach na konferencje w ostatnich latach stało się często praktykowane. Plusy – atmosfera takiej konferencji nie jest typowo „naukowa”, a dzięki hotelowym wnętrzom ma się wrażenie odpoczynku i relaksu. Minusy – czasami hotele nie są do końca przygotowane pod względem sprzętu czy obsługi. Ostatnim typem budynku podnajmowanym na konferencje są np. hale sportowe, muzea czy hale sportowe, tzw. miejsca niezależne. Plusy to oczywiście interesujące i nietypowe miejsce (np. czasami taka konferencja jest jedynym sposobem, żeby odwiedzić jakieś muzeum czy dworek). Minusy, podobnie jak w przypadku hotelu – czasem trudno jest zorganizować sprzęt lub natrafiamy na techniczne ograniczenia (np. w starych muzeach może być problem z wi-fi).Generalnie, decydowanie się na organizację konferencji w miejscu, które nie jest oryginalnie do tego przeznaczone, wymaga od organizatora dużej kreatywności i znajdowania rozwiązań na niespodziewane problemy.