Organizatorzy konferencji zwykle bardzo dużą wagę przywiązują do znalezienia odpowiedniej sali, w której będą odbywać się zaplanowane wydarzenia. Od tej decyzji zależy komfort gości, a odpowiednio przygotowane zaplecze umożliwi sprawne przeprowadzenie obrad. Sale konferencyjne cieszą się dużym zainteresowaniem, dlatego powstaje ich coraz więcej i to w różnych budynkach i lokalizacjach. Popularnym rozwiązaniem jest organizacja spotkania w hotelu, co ma swoje niewątpliwe zalety:
1. Łatwodostępne noclegi
– zwłaszcza jeśli planujemy dwudniową konferencję zapewnienie gościom noclegu staje się koniecznością. O wiele łatwiej zarezerwować miejsca do spania w hotelu, gdzie odbywać się będzie konferencja, niż szukać kwater gdzie indziej. Uczestnicy konferencji nie będą także musieli przemieszczać się po nieznanym im mieście.
2. Catering
– w trakcie całodniowych wykładów i seminariów trudno sobie wyobrazić brak przerwy kawowej i obiadowej. Organizując konferencję w hotelu nie musimy martwić się koniecznością wynajmowanie firmy, która zorganizuje poczęstunek. Hotele oferują możliwość skomponowania menu według uznania organizatorów, do dyspozycji gości często jest także minibar z napojami.
3. Wybór sal konferencyjnych
– hotele zwykle są dobrze przygotowane do organizacji konferencji i oferują do wyboru kilka pomieszczeń. Jest to bardzo korzystne, bo pozwala dopasować wielkość sali do ilości i potrzeb uczestników. Przygotowując wydarzenie o większej frekwencji, zazwyczaj to właśnie hotele okazują się mieć najlepszą ofertę i ułatwiają sprostanie wyzwaniu, jakim jest zapewnienie komfortowych warunków dla wielu osób.
4. Profesjonalne zaplecze
– wybierając salę, pierwszym kryterium, które należy wziąć pod uwagę, jest niewątpliwie jej wielkość, ale na tym wymagania organizatorów się nie kończą. Trudno wyobrazić sobie wystąpienia prelegentów bez zapewnienia im odpowiedniego sprzętu – obecnie coraz więcej osób swoją wypowiedź wzbogaca materiałami multimedialnymi i prezentacjami. Przedstawienie publiczności najważniejszych danych nie będzie możliwe bez komputera, rzutnika lub dużego ekranu. Bardzo istotne jest także odpowiednie nagłośnienie. W hotelach zazwyczaj tego rodzaju sprzęt jest już na miejscu i organizatorzy nie muszą martwić się o jego wynajęcie i transport, co pozwoli oszczędzić czas i pieniądze.
