Konferencje biznesowe organizowane są dziś w ogromnej większości przedsiębiorstw. To na nich omawiane są strategie biznesowe, cele przedsiębiorstwa oraz jego wyniki. Jednak nie wszystkie firmy dysponują własną, wystarczająco dużą i odpowiednio wyposażoną salą konferencyjną. Trzeba wówczas zastanowić się nad jej wynajęciem. Jakimi kryteriami warto się kierować?

Po pierwsze: lokalizacja

Jedną z kluczowych decyzji jest wybór odpowiedniej lokalizacji. Oczywiście wiele zależy od celów i długości trwania konferencji. Jeżeli konferencja przewidziana jest na kilka dni, można ją zorganizować w znacznej odległości od siedziby firmy. Atrakcyjna okolica będzie wówczas ogromnym atutem. Jeżeli natomiast wydarzenie jest jednodniowej, najlepiej wybrać miejsce w centrum miasta z łatwym dojazdem.

Po drugie: wyposażenie sali

Ośrodki, które oferują swoim klientom zaplecze konferencyjne powinny posiadać odpowiednie wyposażenie. Jednak dobrze jest sprawdzić wszystko na miejscu. Zwróćmy szczególną uwagę na sprzęt audiowizualny, sprzęt nagłośnieniowy oraz oświetlenie. Takie kwestie, jak rzutnik, szybki dostęp do Internetu czy mikrofon są niezbędne, aby konferencja przebiegała sprawnie. Nie zapominajmy również o komfortowych meblach konferencyjnych. W przypadku dłuższych konferencji liczy się także baza noclegowa oraz zaplecze gastronomiczne.

Po trzecie: ilość miejsca

Wielkość sal konferencyjnych powinna być dostosowana do rodzaju wydarzenia oraz liczby uczestników. Wynajmowanie ogromnej sali do przeprowadzenia spotkania dla kilkunastu pracowników zupełnie mija się z celem. Jednak niedopuszczalna jest sytuacja, w której osoby uczestniczące w konferencji nie mają miejsc siedzących.

Poza ilością miejsc istotne jest także ich właściwe rozlokowanie. Uczestnicy spotkania nie mogą przeciskać się między stłoczonymi rzędami krzeseł, aby dotrzeć na swoje miejsce albo na chwilę opuścić salę. Zaduch i ciasnota to wrogowie udanych konferencji. Spędzenie kilku godzin w dusznej sali, bez klimatyzacji za to w ogromnym ścisku z pewnością nie wpłynie pozytywnie na koncentrację uwagi oraz możliwości percepcyjne uczestników spotkania. W takiej sytuacji marzy się jedynie o tym, aby konferencja jak najszybciej dobiegła końca, a przecież nie o to nam chodzi.