Organizowanie konferencji wymaga skoordynowania wielu działań. W trakcie przygotowań warto znaleźć czas na wizytację w miejscu, które wybraliśmy spośród wielu ofert. Będąc na miejscu osobiście można przekonać się, czy w dniu konferencji wszystko będzie dopięte na ostatni guzik. Pewnych rzeczy nie da się sprawdzić telefonicznie czy drogą mailową.

Standard pokojów

W trakcie takiej wizyty należy przede wszystkim zapoznać się ze standardem hotelu oraz oferowanych pokojów. Naszym prawem jest zażądanie okazania wszystkich pomieszczeń przeznaczonych dla uczestników konferencji. Unikniemy w ten sposób sytuacji, w której ktoś otrzyma pokój zupełnie odbiegający od standardów np. tuż przed remontem, a mogą się one zdarzyć przy maksymalnym wykorzystaniu miejsc w obiekcie. Jeżeli właściciel hotelu odmówi, to dosyć czytelny sygnał, że coś jest nie tak.

Miejsce żywienia

Restauracja jest kolejnym miejscem, którym powinniśmy się zainteresować. Warto dowiedzieć się, czy pozostanie ona do wyłącznej dyspozycji uczestników konferencji. Jeżeli posiłki będą spożywane w innym miejscu, to należy sprawdzić, czy znajduje się ono wystarczająco blisko kuchni. Nie chcielibyśmy przecież, aby nasza grupa jadła ostygnięte posiłki. Postarajmy się, aby w zapisach umowy znalazła się dokładna liczba kelnerów obsługujących naszych gości. Zbyt mała liczba kelnerów będzie wiązała się z opóźnieniami przy wydawaniu posiłków, co z pewnością zakłóci organizację.

Sala konferencyjna

Najważniejsze są oczywiście informacje uzyskane na temat samej sali, w której odbywać będzie się konferencja i jej zaplecza. Przekonajmy się na własne oczy, jaki jest układ sali. Na niektórych większych salach można spotkać się ze słupami, które poważnie ograniczają widoczność. Zwróćmy szczególną uwagę na jakość oświetlenia oraz sprawnie działającą wentylację. Skontrolujmy akustykę sali, aby nie okazało się już w trakcie konferencji, że pogłos uniemożliwia prowadzenie wykładów i prezentacji.

Taka wizja lokalna może stać się źródłem wielu cennych informacji i powinna mieć znaczący wpływ na naszą ostateczną decyzję. W jej trakcie można także przeprowadzić bardziej szczegółowe rozmowy, niż za pośrednictwem telefonu lub drogą mailową.