Organizowanie konferencji firmowej zawsze wiąże się z ogromnym stresem. Jest wiele kwestii, o których trzeba pamiętać oraz wiele szczegółów, które łatwo przeoczyć. Dzisiaj porozmawiamy o tym, na co zwracać uwagę przy wyborze sali, w której będzie odbywać się konferencja.

Jakie miejsca są najczęściej wynajmowane do zorganizowania konferencji?

Generalnie rzecz biorąc, konferencje najczęściej organizuje się w trzech typach budynków: w tzw. kongresach konferencyjnych (czyli budynkach zbudowanych głównie z myślą o konferencjach oraz szkoleniach firmowych), hotelach (które udostępniają sale konferencyjne) oraz budynkach niezależnych np. muzach, zabytkowych dworkach czy zamkach lub halach sportowych (co niewątpliwie dodaje wyjątkowości wydarzeniu). W każdym z tych miejsc będziemy musieli nastawić się na różne „niespodzianki” czy warunki, a wiele zależy przede wszystkim od naszego budżetu, dostępności czy choćby tematu konferencji.

Wybór sali konferencyjnej

Warto pamiętać o tym, że salę konferencyjną wybieramy pod konkretną konferencję, także musimy dobrze znać jej tematykę. Nawet jeśli w większości przypadków będziemy potrzebować przestrzeni, stołów, wygodnych krzeseł i profesjonalnego sprzętu audio-wizualnego, może się zdarzyć, że np. do wydarzeń związanych z nowoczesną technologią lub nowinkami w medycynie wymagania będą znacznie wyższe (np. miejsce potrzebne do zaprezentowania jakiegoś prototypu).

Co powinno znajdować się w sali konferencyjnej?

Zajmijmy się szerzej kwestią „profesjonalnego wyposażenia”. Na początek warto wspomnieć o przestrzeni oraz aranżacji. Ośrodki przygotowane na organizowanie konferencji lub szkoleń zwykle projektuje się w sposób neutralny, tak, by kolory czy przesadne dekoracje nie odwracały uwagi od wykładów. Nowoczesne wnętrza nie są jednak wymogiem – konferencja w dworku stylizowanym na góralską chatkę również ma w sobie dużo uroku. Nawet jeśli sale nie są wielkie, liczy się ustawienie krzeseł i stołów w taki sposób, by nikt nie miał uczucia ściśnięcia. Jedną z najważniejszych kwestii wyposażenia takiej sali jest klimatyzacja – przez wiele godzin wykładów na pewno uwaga uczestników będzie spadać, stąd oprócz kawy przyda się optymalna temperatura. Ważne są także kwestie zapachu. Ponadto, w sali konferencyjnej powinno być dobre oświetlenie i żaluzje lub rolety, na wypadek prezentacji multimedialnych. Absolutną podstawą jest szybki Internet oraz sprawny sprzęt elektroniczny – komputery, laptopy, mikrofony, sprzęt nagłaśniający, rzutniki itd. Lepiej sprawdzić elektronikę przed wydarzeniem i to kilka razy oraz kupić kilka rzeczy na wypadek awarii – np. kable czy baterie do mikrofonów. Nie raz zdarzyło się, że przez mały szczegół z wykładu uczestnicy zapamiętali jedynie skrępowanie prelegenta, który został zmuszony do głośnego przemawiania, bo w pięciogwiazdkowym hotelu zabrakło zapasowego mikrofonu.

Dojazd

Przyjmuje się, że najlepszym sposobem jest wybranie miejsca konferencji, które będzie dobrze skomunikowane z miastem. Weź pod uwagę to, że nie wszyscy goście posiadają swoje samochody. Z kolei jeśli zdecydujesz się na miejsce trudniej dostępne, w twojej gestii jest zapewnienie tam dojazdu.