Dla organizatorów konferencji czy szkoleń bardzo ważny jest wybór odpowiedniej lokalizacji. Zaznaczmy od razu, że coś takiego, jak idealna sala konferencyjna nie istnieje. Sala i lokalizacja powinna być dostosowana do konkretnego wydarzenia. Jeżeli spełnia wszelkie potrzeby organizatorów oraz uczestników, wtedy rzeczywiście możemy mówić o idealnym obiekcie. Baza sal konferencyjnych jest obecnie ogromna i cały czas pojawiają się zupełnie nowe obiekty pod wynajem. Jak zatem wybrać właściwe miejsce?

Lokalizacja

Sala wcale nie musi być zlokalizowana blisko siedziby firmy. Jeżeli położona jest w centrum albo przy dużym węźle komunikacyjnym, uczestnicy nie powinni mieć problemów z dojazdem. Niektórzy szukają sal na obrzeżach miasta. Tam jest zdecydowanie ciszej i spokojniej. Organizując kilkudniową konferencję, można zastanowić się nad wynajęciem sali w zupełnie innym mieście. Pojawia się wówczas konieczność zakwaterowania uczestników wydarzenia, a więc dodatkowe kwestie do rozważenia.

Jaka sala?

Współczesne sale konferencyjne zachwycają swoją przestronnością i nowoczesnością. Są urządzone tak, aby zapewnić maksymalny komfort osobom w nich przebywającym. Przy ich wyborze warto zwracać przede wszystkim uwagę na ich wyposażenie. Niezbędny jest sprzęt multimedialny, który umożliwi przeprowadzenie prezentacji. Nie obędzie się także bez dobrego nagłośnienia, mikrofonu, rzutnika. Sala musi posiadać odpowiednią akustykę. W przeciwnym razie może okazać się, że pogłos uniemożliwia uczestnikom wystąpienia. Równie istotne jest właściwe oświetlenie oraz możliwość przyciemnienia sali na czas multimedialnych prezentacji.

Wiele zależy od układu sali. Przestrzeń może być przecież duża, ale zupełnie nieustawna. Tymczasem powinniśmy posiadać możliwość różnego ustawienia krzeseł, w zależności od interaktywności uczestników. Najważniejsza jest jednak wielkość sali. Sala nie może być zbyt mała. Uczestnicy ściśnięci jak sardynki w puszce, przeciskanie się przez ciasno ustawione rzędy krzeseł, zaduch… to wszystko sprawia bardzo złe wrażenie. Nie należy również organizować szkolenia dla małej liczby osób w zbyt dużej sali. Uczestnikom bardzo trudno jest się wówczas skupić.