Zorganizowanie konferencji jest łatwe. Zorganizowanie konferencji, która przyciągnie uwagę uczestników i na długo zapadanie w ich pamięć to już nie lada wyzwania. Wielu organizatorów tego typu wydarzeń zastanawia się, w jakie elementy zainwestować, aby grupa docelowa była w pełni usatysfakcjonowana przebiegiem konferencji. Na jakie aspekty koniecznie trzeba zwrócić uwagę?

Uczestnik w centrum zainteresowania

To jedna z podstawowych zasad organizacji udanego spotkania biznesowego i każdego innego eventu. Organizacja konferencji nie powinna być w żadnym wypadku sztuką dla sztuki. Każdy element wydarzenia musi zostać idealnie dopasowany do profilu publiczności. Liczy się każdy detal, od oprawy graficznej wydarzenia, przez przygotowane menu, po ustawienie krzeseł w sali. Należy zadbać o satysfakcję odbiorców oraz postarać się o ich aktywizację. Publiczność powinna mieć możliwość zadawania pytań czy wyjaśniania na bieżąco rozmaitych wątpliwości. Dzięki temu uczestnicy konferencji mają odczucie, że współtworzą wydarzenie oraz pokonują swoje własne opory i strach przed publicznymi wystąpieniami.

Wykorzystanie nowoczesnych technologii

Możliwości technologiczne stojące obecnie przed organizatorami konferencji są ogromne. Co chwilę pojawiają się nowe narzędzia usprawniające tego rodzaju wydarzenia oraz przyciągające uwagę uczestników. Absolutnym standardem stał się dostęp do szybkiego Wi-Fi. Istnieje także cały szereg aplikacji, które umożliwiają bieżącą wymianę materiałów konferencyjnych, ocenę prelegentów, a nawet nawiązywanie kontaktu z potencjalnymi partnerami. Ciekawym rozwiązaniem jest również zorganizowanie transmisji na żywo z wydarzenia.

Konferencja powinna mieć swoje zaplecze w social mediach. Warto zamieszczać tylko zaproszenia na wydarzenie, ale również ciekawe foto relacje, najlepiej z odpowiednim komentarzem. Pamiętać należy o tym, że chociaż uczestnicy są cały czas obecni osobiście na konferencji, mają jednak podgląd i możliwość komentowania wirtualnej rzeczywistości. Można nawet zaryzykować stwierdzenie, że bez social mediów zorganizowanie konferencji, która przyciąga uwagę staje się praktycznie niemożliwe.