Co jest najważniejsze w organizowaniu konferencji w hotelu? Na co powinniśmy zwracać uwagę? Przy organizowaniu jakiego typu konferencji hotel jest lepszym rozwiązaniem niż np. wynajęcie sali w centrum konferencyjnym lub innym niezależnym budynku? Na te pytania postaramy się odpowiedzieć w dzisiejszym artykule.
Konferencja w hotelu
Są różne typy konferencji, m. in. te naukowe, prasowe, biznesowe czy polityczne. Każda z nich ma inną specyfikę i wymaga innego przygotowania. Do jakiego typu konferencji nadaje się wynajęcie pomieszczeń hotelowych? Coraz większą popularnością cieszą się konferencje branżowe, które cechuje konkretna tematyka (związana z firmą). Zwykle liczba uczestników nie przekracza 200-300 osób, a długość – dwóch lub trzech dni. Na taką konferencję zapraszani są prelegenci z różnych części Polski oraz nierzadko i Europy (lub całego świata), dlatego trzeba zadbać o kilka ważnych rzeczy, jak dojazd, noclegi, wyżywienia, komfort oraz przede wszystkim standard. Nowoczesne hotele oferują klientom biznesowym szereg usług, które ułatwiają organizatorom życie.
Na co powinniśmy zwracać uwagę przy organizowaniu konferencji w hotelu?
Konferencje branżowe czasem potrzebują dodatkowych elementów, np. pomieszczenia na zaprezentowanie nowinek technologicznych lub kilku sal konferencyjnych, w których będą odbywały się panele dyskusyjne. Dlatego warto zwrócić uwagę na warunki przestrzenne w danym hotelu, np. czy pomiędzy salami konferencyjnymi zamontowano rozsuwane ściany, dzięki którym można dowolnie zmniejszać lub zwiększać ich wielkość albo na estetykę – neutralne kolory i minimalistyczny wystrój, dzięki któremu uczestnicy będą mogli się skupić na prowadzonych wykładach. Absolutnym standardem w salach konferencyjnych jest klimatyzacja oraz panele do sterowania dźwiękiem, oświetleniem albo roletami. Zautomatyzowanie takich elementów znacznie przyspiesza obsługę konkretnych wystąpień! Zwróć także uwagę na dostępny sprzęt elektroniczny – wszelkiego rodzaju komputery, laptopy, rzutniki, mikrofony, tablice interaktywne muszą działać bez zarzutu. Upewnij się, że podczas konferencji będzie dostępna osoba odpowiedzialna za sprzęt, żebyś w razie nieprzewidzianej sytuacji mógł się do niej zwrócić.
Co jest najważniejsze?
Oprócz przygotowania technicznego, niewątpliwie najważniejszą częścią jest plan konferencji oraz dokładny harmonogram. Datę ustala się zwykle m. in. pół roku wcześniej, żeby wszyscy zaproszeni goście oraz uczestnicy znaleźli czas w swoich napiętych grafikach. Przemyśl także sprawę dojazdu – jeśli wybrałeś hotel, który znajduje się poza miastem, zaproponuj transport dla tych uczestników, którzy nie posiadają samochodów. Dodatkowym plusem hotelu jest także parking dla gości - niby oczywista sprawa, ale każdy, kto organizuje konferencję w dużym mieście wie, jak bardzo taki szczegół może czasem zepsuć humor. Warto także zwrócić uwagę na obsługę hotelu - wiele można zobaczyć już w trakcie wstępnych wspotkań. Jeśli menadżer się spóźnia, a kelnerzy chodzą z komórkami w nosach, być może ten hotel nie będzie cieszył się najlepszym uznaniem wśród gości i uczestników konferencji.
