Po raz pierwszy organizujesz konferencję w hotelu? Dzisiaj porozmawiamy trochę o profesjonalnym wyposażeniu hotelowej sali konferencyjnej – co powinno się w niej znajdować? Coraz więcej firm decyduje się na wynajmowanie hotelowych sal z przeznaczeniem szkoleniowym czy konferencyjnym, ponieważ ma to wiele plusów: m. in. podnosi prestiż firmy, wpływa pozytywnie na wydajność pracowników i „otwiera” firmę na nowe doświadczenia.

Duże zapotrzebowanie

Od kilku lat na polskim rynku możemy zaobserwować zwiększone zapotrzebowanie na wynajmowanie sal w celach konferencyjnych. Wiele hoteli jest otwieranych właśnie w tym celu – z nastawieniem na klienta biznesowego, a nie prywatnego! Nawet hotele, które do tej pory świadczyły usługi raczej turystyczne, zaczynają się z powodzeniem przebranżawiać. W dużych miastach nowoczesne i luksusowe hotele posiadają czasem aż po kilkanaście sal konferencyjnych, które zwykle przedziela ruchoma ściana, dzięki czemu można zorganizować także bardziej kameralne wydarzenia. Jakie są plusy rozszerzającej się oferty wynajmu sal? Patrząc z realistycznego punktu widzenia, im większą mamy ofertę, tym więcej możemy zyskać – niższą cenę czy wiele „gratisów”, bo hotele zaczynają się bić o klienta. Dlatego wynajmowanie takiej sali nie oznacza już dziury w budżecie twojej firmy, którą będziesz musiał łatać przez następny kwartał.

Co się składa na profesjonalne wyposażenie?

Zacznijmy od rzeczy technicznych – dobra sala konferencyjna powinna być przestrzenna i wymiarowa, tak, by zmieściło się tam jak najwięcej krzeseł i stolików i nie było wrażenia tłoku. Standardem takiej sali jest nie tylko odpowiedni wymiar, ale działająca klimatyzacja – łatwo sobie wyobrazić, co zacznie się dziać, jeśli przez kilka godzin kilkadziesiąt ludzi będzie siedziało w jednym miejscu – pomijając dekoncentrację i przysypianie, na pewno jakość powietrza pozostawi wiele do życzenia. Ściany i podłogi powinny być w neutralnych kolorach – by nie rozpraszały uwagi i łatwo je było posprzątać. Na oknach oczywiście muszą być ciemne rolety lub żaluzje, aby światło nie przeszkadzało podczas wystąpień z prezentacjami. Tutaj dochodzimy do sprzętu elektronicznego – sprawny Internet, komputery czy laptopy, rzutniki i mikrofony to konieczność. Zazwyczaj nie zwraca się uwagi na to, bo na pierwszy rzut oka widząc sprzęt techniczny zakładamy, że działa. Dlatego podczas wizji lokalnej dokładnie wypytaj menadżera hotelu o kwestie techniczne, zapytaj także, czy jest konkretna osoba, która za to odpowiada (i czy będzie dostępna podczas planowanej konferencji). Co jeszcze jest bardzo ważne? Oświetlenie oraz akustyka w sali. Ta lista rzeczy wcale nie jest długa ani wymagająca, bo większość z nich jest do zakupienia w pierwszym lepszym sklepie. Niestety, praktyka pokazuje, że często przez niewinne niedociągnięcia wydarzenia pozostawiają po sobie kiepskie wrażenie. Dlatego jako organizator konferencji powineneś poświęcić szczególną uwagę wyposażeniu, skupiając się na drobiazgach - np. potrzebnych kablach, bateriach do mikrofonów czy zapasowym komputerze. Lepiej sprawdzić coś trzy razy, niż zaufać zapewnieniom menadżera hotelu.