Organizacja konferencji to ogromne przedsięwzięcie. Oczywiście każdemu organizatorowi zależy na tym, aby to wydarzenie było udane i zapamiętane na długo przez uczestników. Jakie kwestie należy wziąć pod uwagę? O co trzeba zadbać?

Lokalizacja

Nie wszystkie firmy mogą pozwolić sobie na zorganizowanie konferencji we własnej siedzibie. Tylko nieliczne posiadają na tyle duże sale konferencyjne z odpowiednim zapleczem. Wszystkie pozostałe zmuszone są do wynajęcia zewnętrznego obiektu. Wybór lokalizacji powinien być uzależniony od potrzeb i oczekiwań uczestników. Konferencje jednodniowe warto urządzać w hotelach czy ośrodkach konferencyjnych zlokalizowanych w centrum miasta. Zapewnimy wówczas wszystkim uczestnikom łatwiejszy dojazd. Nikt nie będzie błądził po peryferiach szukając danej sali, a rozpoczęcie konferencji, które z reguły przypada na godziny poranne, odbędzie się bez opóźnień. Konferencje trwające kilka dni można urządzić na obrzeżach miasta albo zdecydować się na lokalizację zupełnie poza miastem np. w jakim regionie atrakcyjnym pod względem turystycznym. Ogromną popularnością cieszą się konferencje w górach czy nad morzem.

Wybór sali konferencyjnej

Wiele obiektów szkoleniowych, hoteli czy ośrodków konferencyjnych jest w stanie zapewnić nam przestronne, nowoczesne i niezwykle komfortowe sale konferencyjne. Decydując się na konkretną salę, należy kierować się przede wszystkim liczbą uczestników. Wielkość sali powinna być idealnie dopasowana do liczby gości. Sala nie może być zbyt mała, bo nawet, jeżeli osoby biorące udział w konferencji będą miały swoje miejsca, to ich komfort będzie zdecydowanie mniejszy. Z kolei zbyt duża sala w stosunku do liczby uczestników, będzie stwarzała bardzo niekorzystne wrażenie „pustej sali”. Oprócz wielkości sali liczy się także jej wystrój. Kolorystyka powinna zachęcać do skupienia lub aktywizować uczestników, w zależności, jaki efekt chcemy osiągnąć. Niezmiernie ważne jest także właściwe oświetlenie sali oraz wyposażenie jej w niezbędny sprzęt. Dobre nagłośnienie umożliwi prowadzenie wykładów, z kolei sprzęt multimedialny jest potrzebny do przeprowadzenia prezentacji. Przede wszystkim zaś sala powinna być wyposażona w wygodne meble konferencyjne.