Decydując się na organizowanie konferencji w hotelu, trzeba mieć na uwadze kilka kwestii – w końcu hotel hotelowi niekoniecznie musi być równy. Zapotrzebowanie na rynku stale rośnie, dlatego można zaobserwować, że coraz więcej hoteli otwiera się wręcz z nastawieniem na organizowanie szkoleń i konferencji oraz duża część starszych hoteli jest na bieżąco modernizowana. W związku z tym, szczególnie w dużych miastach, mamy duży wybór w ofercie, dlatego powinniśmy wiedzieć, na co zwrócić uwagę w danym hotelu jako organizatorzy konferencji.

Przed podjęciem decyzji

Jeśli chcemy wykonać naszą misję w sposób profesjonalny, tj. zorganizowanie konferencji, zwykle czeka nas kilka dni spędzonych na wycieczkach do różnych hoteli. Nie zapomnijcie robić zdjęć, ponieważ bardzo szybko wnętrza zaczną nam się mieszać.

Obsługa

To być może nieco zaskakujący początek, ale ważny. Już na etapie umawiania się na spotkania poglądowe możemy stwierdzić, z jakimi ludźmi będziemy ewentualnie pracować. Liczy się zorganizowanie, profesjonalizm i miłe podejście do klienta. Jeśli menadżer spóźnia się na spotkanie, a kelnerzy chodzą naburmuszeni albo z nosem w telefonach komórkowych, ten hotel – nawet jeśli ma wiele innych zalet – nie zostawi po sobie dobrego wrażenia. W końcu konferencje tworzą przede wszystkim ludzie.

Profesjonalny sprzęt

Na pierwszy rzut oka praktycznie każde wnętrze wygląda zadowalająco. Nowoczesne hotele są przestrzenne, estetyczne, dobrze zaprojektowane. Nierzadko posiadają po kilka sal konferencyjnych, które dzielą rozsuwane ściany, na wypadek gdyby przyszło więcej gości. Dlatego nie daj się zwieźć samemu widokowi, zadawaj dużo pytań i poproś o zaprezentowanie działania najważniejszych sprzętów, takich jak laptopy, rzutniki, tablic interaktywnych, mikrofonów, głośników, nawet rolet! Czasem przez mały i niewinny szczegół konferencja może skończyć się katastrofą, bo np. okazuje się, że na pięć mikrofonów działają tylko trzy, Internet, który miał być szybki zatrważająco zwolnił, a i klimatyzacja się zepsuła. Nawet jeśli po wszystkim dostaniesz zwrot części pieniędzy, to będzie to słabe pocieszenie.

Łatwy dojazd

Pomimo tego, że w dobie GPSów i wszelkich elektronicznych pomocy dotarcie nawet do najtrudniejszych miejsc stało się łatwiejsze, pomyśl o tym, że konferencja, szczególnie dla prelegentów, może być na tyle stresującym wydarzeniem, że lepiej sprawić, by wszystkie elementy były przyjemne do przejścia. Dlatego wybierz miejsce, w które można się dostać w miarę szybko, nawet komunikacją miejską. Pomyśl także o miejscach parkingowych dla gości.

Usługi cateringowe i nocleg

Zwykle konferencje trwają ok. dwóch lub trzech dni, więc należy zapewnić zaproszonym gościom nocleg oraz wyżywienie. Dlatego tak ważne jest sprawdzenie tych dwóch kwestii przed wydarzeniem. Czy dany hotel posiada bufet, czy może ekskluzywną restaurację? Jakie przekąski oferuje gościom w przerwach pomiędzy wystąpieniami? Zazwyczaj hotele posiadają własne kuchnie z profesjonalnymi szefami kuchni, więc możemy liczyć na smaczne i ciepłe posiłki. W salach konferencyjnych zapewnia się także minibary, na których przez cały czas są dostępne zimne i ciepłe napoje.