Firmy organizują obecnie różnego rodzaju wydarzenia, począwszy od szkoleń i wyjazdów integracyjnych, przez konferencje oraz sympozja, po rozmaite gale i bankiety. Bez względu na rodzaj eventu, jego organizacja jest zawsze dużym wyzwaniem. Jednym z kluczowych czynników decydujących o udanym evencie jest wybór odpowiedniego obiektu. Podpowiadamy dziś, czym się kierować podejmując tę ważną decyzję.

Przemyślana koncepcja eventu

Na pewno nie warto szukać obiektu, przed zaplanowaniem wszystkich szczegółów dotyczących wydarzenia. Pierwszym krokiem powinno być zawsze określenie podstawowych parametrów wydarzenia oraz dokładne sprecyzowanie grupy uczestników.

Ustalmy najpierw, jakiego rodzaju obiekt znajduje się z w zasięgu naszego zainteresowania. Możliwości są teraz ogromne. Możemy wybrać pięciogwiazdkowy hotel, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby zaskoczyć uczestników wydarzenia i zaprosić ich do średniowiecznego zamku.

Gdy już wiemy, czego szukamy, zastanówmy się, jaka lokalizacja będzie nam odpowiadała. Niektórzy, ze względów organizacyjnych wybierają obiekty w pobliżu siedziby firmy lub dużych węzłów komunikacyjnych. Dla jednych bardziej atrakcyjny jest hotel w centrum miasta, dla innych zlokalizowany na jego obrzeżach. Poszukujący obiektu na wyjazdy integracyjne lub szkolenia wyjazdowe przeglądają oferty w regionach atrakcyjnych pod względem turystycznym.

Jeżeli szukasz odpowiedniej obsługi technicznej konferencji lub eventy, sprawdź ► https://szok.biz/dzwiek-i-swiatlo/

Ustalmy, ile będzie trwało dane wydarzenie. Wydarzenia jednodniowe generują mniej problemów. Jednak wówczas też warto pomyśleć o lokalizacji, która zapewni dobry dojazd. W przypadku wydarzeń kilkudniowych, musimy dodatkowo wziąć pod uwagę ilość oraz rodzaj pokojów, w których będą nocować uczestnicy.

Oczywiście, w trakcie poszukiwania obiektu zgromadzimy masę rozmaitych informacji. Należy je jednak obowiązkowo zweryfikować już na miejscu. Pamiętajmy o tym, że ciekawe zdjęcia obiektu i opisy przedstawiające go od najlepszej strony mają przyciągnąć potencjalnych klientów. Ile jest w tym wszystkim rzeczywistości, a ile marketingu, przekonamy się odwiedzając dane miejsce. Dowiemy się też, jak wyglądają relacje gości z personelem obiektu. To bardzo ważne, abyśmy w razie kłopotów czy awaryjnych sytuacji, mogli liczyć na wsparcie i życzliwość personelu.