Wybór sali szkoleniowej to pierwszy etap przygotowań do organizacji konferencji lub spotkania biznesowego. Znalezienie odpowiedniego miejsca i uzgodnienie wszystkich szczegółów może zająć sporo czasu, a najbardziej atrakcyjne lokalizacje rezerwowane są przez klientów ze sporym wyprzedzeniem. Warto przeanalizować indywidualne potrzeby i sprawdzić kilka lokalizacji pod kątem paru kluczowych kryteriów:

Wielkość pomieszczeń

– w zależności od ilości spodziewanych prelegentów i gości musimy określić, jak dużej sali potrzebujemy. Zbyt małe pomieszczenie nie będzie komfortowe, natomiast wybór zbyt dużej sali spowoduje wrażenie pustki i braku zainteresowania za strony zaproszonych gości.

Wyposażenie

– współczesne konferencje i spotkania biznesowe nie mogą się obejść bez prezentacji multimedialnych. Wymusza to posiadanie odpowiedniego sprzętu, który powinien znajdować się już w sali konferencyjnej. Zapewnienie komputera, projektora, monitora wielkoformatowego lub innych przydatnych urządzeń to znak profesjonalizmu właścicieli wynajmowanej sali konferencyjnej. Niezbędne jest także nagłośnienie – nawet w mniejszych pomieszczeniach może się okazać, że dla komfortu gości konieczne będzie posługiwanie się mikrofonem. Istotne jest także usytuowanie głośników, by zapewniły równomierne rozchodzenie się dźwięku. Uczestnicy spotkania, którzy nie słyszą siebie nawzajem i nie mogą prowadzić swobodnej dyskusji, to niestety znak, że organizatorzy nie poradzili sobie z przygotowaniem konferencji. Oprócz tych podstawowych kwestii większy komfort uczestnikom zapewni regulowane światło czy sprawna klimatyzacja. Im wyższa ranga spotkania, tym istotniejsze stają się tego rodzaju szczegóły.

Otoczenie

– sale szkoleniowe można znaleźć w różnych budynkach. Jeśli będziemy gościć osoby z innego miasta, a konferencja będzie kilkudniowa, warto pamiętać o konieczności organizacji noclegów i posiłków. Sala znajdująca się w biurowcu na obrzeżach miasta może wówczas okazać się nietrafionym wyborem, jeśli od najbliższego hotelu i restauracji będzie trzeba dojeżdżać kilka kilometrów. Trzeba wówczas poszukać korzystnej alternatywy - bardzo wiele hoteli udostępnia sale, w których można prowadzić szkolenia, co pozwoli zaspokoić wszystkie potrzeby gości, a organizatorom ułatwi zadanie.