Każdy, kto kiedykolwiek miał do czynienia z organizacją konferencji wie, jak trudne jest to zadanie. Wymaga doskonałego zgrania rozmaitych czynników, umiejętności planowania oraz koordynowania działań. Punktem wyjścia jest zawsze wizja przedsięwzięcia. Natomiast pierwszym krokiem do zorganizowania udanej konferencji staranne opracowanie projektu oraz jego budżetu. Bez tego nie ruszymy z miejsca albo ruszymy, ale w złym kierunku.

Stworzenie scenariusza konferencji

Pracę nad przygotowaniem konferencji należy zacząć od pomysłu, który przekuwamy w konkretne decyzje oraz zadania. Musimy odpowiedzieć sobie na pewne kluczowe pytania. Kto jest naszą grupą docelową, czyli dla kogo przygotowujemy konferencję? Jaki jest jej podstawowy cel? Kogo potrzebujemy do realizacji wydarzenia? Scenariusz konferencji powinien w sposób szczegółowy określać wszelkie procesy, działania, osoby oraz ramy czasowe. Należy w nim ująć czasowy harmonogram prac z wyszczególnieniem osób odpowiedzialnych za poszczególne zadania. Stworzenie dobrego planu pozwala uniknąć przypadkowych, chaotycznych działań, które przynoszą więcej szkody, niż pożytku.

Opracowanie budżetu

Opracowanie budżetu jest jedną z najważniejszych kwestii podczas organizacji konferencji. Od dostępnych środków uzależnione są, bowiem nasze dalsze działania. Warto podkreślić, że konferencję można zorganizować praktycznie za każde pieniądze. Jednak im wyższa kwota, którą dysponujemy, tym wyższy poziom konferencji. Przy większych środkach możemy w różny sposób urozmaicać samo wydarzenie naukowe lub biznesowe organizując dodatkowo interesujące koncerty, zapewniając ciekawsze menu, dostarczając uczestnikom materiałów konferencyjnych wyższej jakości. Możemy zatrudnić więcej osób do obsługi, aby goście mogli czuć się naprawdę komfortowo. Przede wszystkim zaś zyskujemy większą swobodę planowania. Nie musimy np. skrupulatnie liczyć uczestników. Jeżeli nasz budżet nie jest imponujący możemy usiąść i załamywać ręce… ale nie o to chodzi! Istnieje przecież możliwość postarania się o dodatkowe wsparcie finansowe. Fundusze unijne, sponsorzy związani z daną branżą. Środków finansowych można dziś szukać w rozmaitych miejscach. Poszukać warto także okazji do cięcia kosztów.