Zorganizowanie konferencji to bardzo złożone zadanie wymagające sporego wysiłku i dopilnowania wielu kwestii. Nie można go, zatem powierzyć przypadkowej osobie. Organizatora konferencji powinna cechować skrupulatność, dokładność, zdolność przewidywania. Musi to być osoba kompetentna oraz potrafiąca zaplanować własną pracę. Niezbędna jest również wiedza na temat specyfiki wydarzenia, jakim jest konferencja. Prezentujemy kilka podstawowych formalności, których nie da się ominąć podczas przygotowywania konferencji.

Stworzenie scenariusza wydarzenia

Ogólny scenariusz konferencji jest dla organizatora bazą, na której buduje się resztę działań. Dlatego to właśnie od niego warto rozpocząć organizowanie konferencji. Wystarczy czysta kartka papieru i długopis. Zapiszmy wszelkie podstawowe informacje na temat organizowanego przez nas wydarzenia. Określmy jego cel, grupę docelową, czyli potencjalnych odbiorców, przewidywany termin konferencji oraz listę miejsc, w których mogłaby się ona odbyć. Scenariusz to również dobre miejsce na bardziej szczegółowe dane np. zawężenie tematu konferencji oraz liczbę prelegentów. Posiadając te informacje, możemy zacząć poszukiwania odpowiedniej sali oraz skupić się na wielu dodatkowych kwestiach takich, jak zapewnienie gościom noclegu czy zamówienie cateringu.

Lokalizacja konferencji

Pamiętajmy o tym, że nie możemy zostawić rezerwacji sali konferencyjnej na ostatnią chwilę. Należy się tym zająć odpowiednio wcześniej. Warto zadbać o to, by miejsce konferencji w jakiś sposób nawiązywało do jej tematu. Oczywiście nie jest to konieczne, ale mile widziane. Wybierając lokal bierzemy pod uwagę przede wszystkim liczbę uczestników. Złe wrażenie będzie robić zarówno zbyt mała, jak i zbyt duża sala. Nigdy nie decydujmy się na dany obiekt w ciemno. Zawsze należy odwiedzić dane miejsce i sprawdzić jakość sprzętu audiowizualnego. W przypadku konferencji kilkudniowych pamiętajmy o konieczności zaplanowania noclegu dla gości. Obiekt posiadający odpowiednią salę konferencyjną, a zarazem zaplecze noclegowe i gastronomiczne sprawdzi się wówczas doskonale.

Harmonogram i kosztorys

Harmonogram konferencji to po prostu jej bardziej szczegółowy scenariusz. Trzeba w nim uwzględnić godziny poszczególnych wystąpień, przerw oraz prelegentów. Bardzo istotne jest również doprecyzowanie budżetu. Musimy wiedzieć, jakie wydatki na nas czekają i czy będziemy w stanie im sprostać. Gdy zaoszczędzimy pieniądze na noclegu dla gości, będziemy mogli wydać je np. na dodatkowe atrakcje.